Taloustiimin tekoset

Johdanto

Olen osa osuuskuntamme Huima Enterprise OSK:n taloustiimiä yhdessä Kalle Pääkkösen kanssa. Tässä esseessä pohdin taloustiimimme matkaa osuuskunnan perustamisesta tähän ajankohtaan asti. Mitä kaikkea on pitänyt ottaa huomioon ja opetella? Miten on otettu asioista selvää?  Mitä kaikkea tämä on meiltä vaatinut? Mitä käytäntöjä on kehitetty osuuskunnallemme?

 Osuuskuntamme on kirjoitushetkellä ollut pystyssä vasta hieman alle 7kk, ja liiketoiminta on ollut toistaiseksi suhteellisen vähäistä. Ensimmäisen 5 kuukauden aikana osuuskuntamme liikevaihto koostui pelkästään muutama osuuskuntamme jäsenen laskuttamasta kesätyöansiosta osuuskuntamme kautta. Kuitenkin pakolliset asiat, kuten kirjanpitäjän, kirjanpito-ohjelmiston ja pankkitilin hankimme heti ensi tilassa osuuskunnan perustamisen jälkeen.

Ulkoinen taloushallinto

Taloustiimin toiminta saatiin polkaistua kunnolla käyntiin vasta nyt syksyllä, eli noin 5 ja puoli kuukautta osuuskunnan perustamisen jälkeen. Heti alkuun tärkein hoidettava asia oli taloushallinto-sovelluksen, Easorin käytön opettelu. Easor on taloustiimille tärkeä työkalu, sillä sen avulla lähetetään myyntilaskut, sinne saadaan ostolaskut, sillä lähetetään tositteet kirjanpitäjälle ja sen avulla pystyy seuraamaan osuuskunnan reaaliaikaista taloutta. Easorin käyttöä oppi hyvin itse tutkimalla sen eri toimintoja. Tutkiskelun lisäksi kävimme lyhyen Easorin itsensä järjestämän perehdytyksen sovelluksen käyttöön.

Sisäinen taloushallino

Ulkoisen taloushallintosovelluksen lisäksi Proakatemialla on tärkeää osuuskunnan sisäinen taloushallinto. Se on tärkeää siitä syystä, että osuuskunnan sisällä pyörii samaan aikaan monta eri projektia, jotka tuottavat rahaa osuuskunnalle. Toinen syy sisäisen kirjanpidon tärkeydelle on tiimiyrittäjien henkilökohtaisten varojen seuranta osuuskunnan tilillä.

Vaihtoehtoja sisäisen kirjanpidon toteuttamiseen oli meillä useampi. Tällä hetkellä yleisin vaihtoehto sen toteuttamiseen Proakatemialla on erään alumnin tekemä Excel-taulukko nimeltä Kroisos. Toisen vaihtoehdon meille antoi kirjanpitäjämme, joka on myös Proakatemian alumni, itse tekemällään Google Sheets-pohjalla nimeltä Roihu. Kolmas vaihtoehto sisäisen kirjanpidon toteuttamiselle oli luoda jonkinlainen Excel-pohja siihen itse, esimerkiksi osuuskunnalle ostetun Claude Pro tekoälyn avulla.

Keskustelimme sisäisen kirjanpidon toteuttamisesta laajasti eri henkilöiden kanssa, kuten Edl Osk:n talouspäällikön, kirjanpitäjämme sekä osuuskuntalaistemme ja päädyimme valitsemaan kirjanpitäjämme luoman Roihun. Päätökseen vaikutti Roihun helppokäyttöisyys muihin vaihtoehtoihin verrattuna. Lisäksi kirjanpitäjämme teki Roihusta hyvän diilin, jonka mukaan saamme Roihun käyttöön ensin puoleksi vuodeksi vain 100 € hintaan. Puolen vuoden jälkeen meidän pitää maksaa vielä 750 €, mikäli haluamme jatkaa Roihun käyttämistä. Tämä oli mielestämme järkevä diili sillä voimme yhä perääntyä siitä, mikäli emme ole tyytyväisiä Roihuun. Toiseen valmiiseen taulukkopohjaan; Kroisokseen ei liittynyt minkäänlaista kokeilujaksoa ja olisimme joutuneet maksamaan siitä heti 800 €, mikäli olisimme halunneet sen käyttöömme.

Halusimme kuitenkin kokeilla myös Claude Pro:n rajoja ihan mielenkiinnosta, ja testasimme ennen Roihun saamista tehdä taulukon itse. Itse tehty taulukko vaikutti ihan toimivalta. Tulimme kuitenkin siihen päätelmään, että valmiiksi testattu ja sisäistä kirjanpitoa varten ihmisen tekemä taulukko saattaa olla luotettavampi vaihtoehto kuin tekoälyn tekemä vastaava. Esimerkiksi ongelmatilanteessa voimme ulkoistaa taulukon ’’korjaamisen’’ oikealle henkilölle tekoälyn sijaan, mikä tuntui meistä luotettavammalta vaihtoehdolta.

Sekä ulkoiseen, että sisäiseen taloushallintoon liittyy myös arvonlisäveron maksaminen ja perillä oleminen siitä, kuinka paljon osuuskunnan pankkitilillä on sellaista rahaa, joka on menossa suoraan verottajalle. Taloustiimin tehtäviin on jo tähän mennessä kuulunut myös ostokuittien lähettäminen kirjanpitäjälle. Ostokuittien lähettäminen kirjanpitäjälle on tärkeä toimenpide, koska sen avulla kirjanpitäjä osaa merkata osuuskunnan liiketoimintaa edistävän kulun verovähennyksiin, jolloin osuuskunta saa hyödykkeistä maksamansa arvonlisäverot takaisin. Liiketoiminnasta voi vähentää palveluiden ja tuotteiden arvonlisäverot, joita yritys tarvitsee harjoittaakseen liiketoimintaa. Tällaisia tuotteita ovat mm. myyntiin tarkoitettujen tavaroiden-, toimistotarvikkeiden-, työkalujen-, liiketilan kalusteiden-, liiketilan sähkö- ja puhelinkulujen- arvonlisäverot. (Hakonen ym., 2016, s. 86.)

Budjetointi

Yksi osuuskunnan taloustiimin tärkeistä tehtävistä on budjetin laatiminen. Osuuskunnalle, joka tekee erilaisia projekteja, joista ei ole budjetintekoajankohtana edes tietoa, tarkan budjetin laatiminen varsinkin ensimmäisenä tilikautena on hankalaa. Kun yrityksen liikevaihto muuttuu kuukausittain, liukuva budjetti on hyvä vaihtoehto, sillä se muuttuu yrityksen liikevaihdon sekä toiminnan määrän mukaan (Suomi.fi-verkkotoimitus, 24.6.2020).

Tein osuuskunnallemme yksinkertaisen budjetin, johon lisäsin arvioidut tulot ja menot:

Haasteet Tällä hetkellä ehkä yksi taloustiimin suurimmista haasteista on ollut budjetissa pysymisen seuraaminen. Osuuskuntamme on ostanut pakollisia liiketoimintaan tarvittavia välineitä, kuten maksupäätteitä ja kamera osia. Osuuskunnan käytössä olevien varojen määrää on kuitenkin toistaiseksi ollut hankala seurata, sillä emme ole saaneet sisäisen kirjanpidon työkaluun, Roihuun vielä käyttökoulutusta. Tällä hetkellä jälkiviisastuneena ajattelen, että olisi ehkä ollut järkevää ottaa sisäisen kirjanpidon työkalu käyttöön aikaisemmin mutta toisaalta, en olisi arvannut, että osuuskunnallemme syntyy näin paljon pieniä kuluja jo tässä vaiheessa matkaa. Uskon, että opimme tästä sen, että budjetin tarkempi seuraaminen kannattaa aloittaa jatkossa aikaisemmin.