Palautteen antamisen ja vastaanottamisen oppiminen Proakatemialla

Palautteen antamisen ja vastaanottamisen oppiminen Proakatemialla

Reflektoiva teksti Vilma Karttunen Q4

Johdanto 

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on yksi Proakatemian oppimisen kulmakivistä. Heti ensimmäisistä päivistä lähtien ymmärsin, että palaute ei ole satunnainen osa arkea, vaan aktiivinen, jatkuva prosessi. Proakatemian toimintakulttuuri ohjaa meitä siihen, että palaute on sekä oppimisen työkalu että väline kehittyä tiimin jäsenenä.

Aluksi tämän ymmärtäminen tuntui yhtä aikaa innostavalta, mutta myös hieman ahdistavalta. Tajusin, että joutuisin kohtaamaan tilanteita, jotka voivat herättää epämukavuutta, mutta samalla myös avata mahdollisuuksia syventää omaa itseymmärrystäni. Olen ollut aiemmin, ja koen, että myös edelleen hieman huono palautteen vastaanottaja. Minulla on ollut tapana lähteä hyvin herkästi puolustautumaan ja selittelemään käytöstäni. 

Olen huomannut matkan varrella, että vaikka palautteen teema ei vielä ole alue, jossa kokisin merkittävää kasvua, se on silti yksi niistä asioista, joiden kanssa haluan kehittyä eniten. Koen olevani vasta matkalla kohti vahvempaa palautetaitojen osaamista, ja juuri siksi tämä aihe tuntuu tärkeältä pysähtyä tarkastelemaan. Tämä teksti kokoaa yhteen nykyiset oppimiskokemukseni, oivallukseni sekä tavoitteeni palautetaitojen saralla. 

Oma lähtötilanne ja aiemmat kokemukset palautteesta 

Ennen Proakatemiaa palautteen maailmani oli melko suoraviivainen, se tuli yleensä opettajilta, esimiehiltä tai valmentajilta. Tällöin palautteeseen liittyi selkeä valta-asetelma: joku “ylempänä” kertoi, miten minun tulisi kehittyä. Kun sama asetelma muuttui tasavertaiseksi tiimissä, se tuntui aluksi erikoiselta. Erityisesti perheessämme kasvatuksessani olen tottunut saamaan paljon palautetta. Silläkin tavoin palautteen saamisesta on jäänyt vähän sellainen negatiivinen muisto, koska yleensä sellainen rakentavan palautteen saaminen liittyi johonkin missä olen suoriutunut huonosti. Vasta viimeaikoina ja erityisesti Proakatemialla olen oppinut sen, että palautteen saaminen on oikeastaan ensisijaisesti hyvä asia, niin pitkään kun se on rakentavaa ja siitä voi oppia jotain. Koska miksipä en haluaisi tulla jatkuvasti paremmaksi versioksi itsestäni, ja parhaiten omat kehityskohteet tulevat ilmi nimenomaan palautteen välityksellä. 

Oivalsin pian, että olin aiemmin suhtautunut palautteeseen melko varovasti,  ja huomaan edelleen toisinaan tekeväni niin. Joissain tilanteissa otan palautteen turhan henkilökohtaisesti ja saatan jäädä kiinni siihen, mitä se mielestäni kertoo minusta ihmisenä, vaikka todellisuudessa kyse on vain yhdestä havainnosta tai tilanteesta. Tämä on asia, jossa haluan aidosti kehittyä, jotta pystyisin suhtautumaan palautteeseen rennommin ja erottelemaan paremmin tekemisen ja identiteetin. 

Viimeksi viime palautepajassa, jossa käsittelimme henkilökohtaisesti saatuja palautteita, tämä piirre puski taas esiin. Sain jonkin verran palautetta talouspäällikön roolistani tiimissä, kuten johtotehtävissä usein kuuluukin. Asiat ja palautteet olivat täysin paikkaansa pitäviä, ja sieltä nousi esiin myös todella hyviä huomioita. Silti palautteen saamisen jälkeen minulle jäi tunne, että olen hoitanut kaiken huonosti. Minulla on usein tapana sivuuttaa kaikki positiivinen ja tarttua vain negatiivisiin kohtiin. 

Palautteen vastaanottamisen oppimisesta

Kaikkien näiden kokemusten myötä olen alkanut tarkastella sitä, mitä palautteen vastaanottaminen oikeastaan minulle tarkoittaa. Olen ymmärtänyt, että kyse ei ole vain yksittäisten kommenttien kuuntelemisesta, vaan syvemmästä tavasta kohdata oma kehittyminen. Palautteen vastaanottaminen on minulle ennen kaikkea prosessi, jossa joudun haastamaan omia oletuksiani, puolustusmekanismejani ja sitä tarvetta olla aina ”riittävän hyvä”. Tällä hetkellä palautteen saaminen on yksi tärkeimpiä oman oppimisen mittareita. Omalle toiminnalle osaa välillä olla hieman sokea ja aina ei pysty huomaamaan jos jotain olisi voinut tehdä toisin tai jos jokin pieni asia on jäänyt tekemättä. Palautteen saaminen kertoo myös ns. toisen puolen tarinasta: kuinka olen oikeasti muiden mielestä suoriutunut.

Yksi isoimmista havainnoistani on se, että palautteen vastaanottaminen ei muutu helpommaksi pelkästään harjoittelemalla kuulemista, sen sijaan se helpottuu, kun opin ymmärtämään itseäni paremmin. Miksi jokin palaute sattuu? Miksi jokin toinen menee ohi? Miksi huomaan keskittäväni energiani negatiivisiin huomioihin, vaikka niiden rinnalla olisi usein paljon hyvääkin? Kaikista eniten “hermoon osuvin” palaute tuntuu pyörivän aiheiden ympärillä, jossa olen kokenut suoriutuneeni hyvin. Jos asia ei näin olekkaan tuntuu se tulevan yllätyksenä ja ikäänkuin iskuna suoraan naamaan. 

Olen alkanut kiinnittää enemmän huomiota siihen, millaisia automaattisia ajatuksia palautetilanteet minussa herättävät. Usein ensimmäinen reaktioni ei kerro totuutta, vaan ennemminkin opittua tapaa suhtautua arviointiin. Kun tunnistan tämän, pystyn ottamaan palautteen vastaan maltillisemmin ja purkamaan sen osiin ilman, että koko identiteettini tuntuu olevan vaakalaudalla. Hyvin usein palautteen saamisen hetkellä huomaan oman ajatteluni alkavan sumeta. Paine, pelko väärinymmärryksestä tai tarve olla oikeassa kaventaa ajattelua, ja keskustelusta tulee helposti enemmän selviytymistaistelua kuin yhteisen ymmärryksen rakentamista. Helena Åhman (2019) kirjoittaa teoksessaan Keskusteluälykkyys painetilanteissa, että paine ei ainoastaan vaikuta tunteisiimme, vaan myös ajattelumme laatuun. Hänen mukaansa ihminen siirtyy helposti uhkamoodiin, jossa ajattelu kaventuu ja toiminta muuttuu reaktiiviseksi. (Åhman, 2019) Silloin kuunteleminen vaikeutuu, vaihtoehdot vähenevät ja keskustelun painopiste siirtyy ymmärtämisestä puolustautumiseen. Havahdun palautteen vastaanottamisen hetkellä siihen, että minulla on vahva tarve puolustautua ja alkaa selittää toimintaani auki. Tämä kumpuaa usein pelosta, että minut on ymmärretty väärin tai on tapahtunut väärinkäsitys. Kun tämä puolustusreaktio käynnistyy, en oikeastaan enää kuuntele, vaan alan valmistautua vastaamaan. Ajatteluni muuttuu reaktiiviseksi, eikä sen tarkoitus ole enää ymmärtää toista, vaan suojata itseäni. Tilanteen mentyä ohi huomaan usein miettiväni, miksi en pysynyt rauhallisempana tai miksi vastasin juuri niin kuin vastasin. Olen saanut esimerkiksi perheenjäseniltäni paljon palautetta siitä, kuinka helposti alan puolustella ja selitellä lähes jokaisessa tilanteessa. Nykyään tunnistan jo hetken, jolloin tämä reaktio alkaa nousta pintaan, mutta tilanteessa itsessään on silti vaikea hyväksyä ajatusta, etten saisi perustella omaa toimintaasi tavalla, jonka itse koen luonnolliseksi. Ehkä tässä onkin minulle tärkeä pohdinnan paikka: millä muulla tavalla voisin reagoida niin, ettei se herättäisi ärtymystä toisissa? Jatkossa haluaisin pyrkiä siihen, että silloin kun huomaan ajatteluni kapenevan ja puolustautumisreaktion käynnistyvän, pysähtyisin edes hetkeksi. Jo pelkkä pieni tauko voisi auttaa minua vastaamaan rauhallisemmin ja tietoisemmin.

Toinen tärkeä oivallus on se, että palautetta ei tarvitse hyväksyä sellaisenaan, eikä siihen tarvitse myöskään suhtautua puolustuskannalla. Palautteen voi kohdata neutraalisti: poimien siitä sen, mikä on hyödyllistä, ja jättäen sivuun sen, mikä ei palvele kehittymistäni. Tämä ajatus on auttanut minua vähitellen rakentamaan turvallisempaa suhdetta palautteeseen.

Lisäksi olen huomannut, että oma tunnetila ja vire vaikuttavat paljon siihen, miten otan palautteen vastaan. Väsyneenä tai kiireisenä palaute tuntuu helposti isommalta asialta kuin se onkaan. Kun taas koen oloni tasapainoiseksi ja turvalliseksi, pystyn suhtautumaan palautteeseen huomattavasti avoimemmin.

Kaiken kaikkiaan koen, että palautteen vastaanottamisen opettelussa olen vasta alkumetreillä, mutta kehitystä on jo nähtävissä. Tärkeintä minulle on oppia suhtautumaan palautteeseen välineenä kasvuun, ei mittarina omasta arvostani. Haluan myös oppia tunnistamaan ne hetket, jolloin liioittelen negatiivisten huomioiden merkitystä ja unohtan positiiviset. Tiedostaminen on ollut ensimmäinen askel, seuraavaksi haluan harjoitella käytännön työkaluja, joilla voin vahvistaa palautteen vastaanottamisen taitoja arjessa.

Kehitykseni palautteen antamisessa

Palautteen antaminen on ollut minulle ehkä aavistuksen helpompaa kuin sen vastaanottaminen. Mutta vaikka olen pitänyt itseäni melko avoimena ja rehellisenä ihmisenä, olen huomannut, että palautteen antamisen hetkellä epäröinti nousee helposti pintaan. Taustalla on usein ollut pelko toisen loukkaamisesta tai siitä, että sanon asiani väärin. Näissä tilanteissa olen saattanut joko pehmentää sanomaani liikaa tai jättää palautteen kokonaan antamatta. Olen huomannut käyttäytyväni herkemmin näin jos kukaan muu ei ole tuntunut huomaavan kyseistä asiaa ja olen alkanut miettiä onkohan tämä sittenkään niin tähdellistä tähän hetkeen. 

Proakatemialla olen kuitenkin alkanut ymmärtää, että palautteen antamatta jättäminen voi olla yhtä haitallista kuin huonosti annettu palaute. Kun havaintoja ei sanoiteta ajoissa, ne jäävät helposti kytemään ja voivat myöhemmin purkautua väärällä tavalla. Tämä oivallus on saanut minut suhtautumaan palautteen antamiseen vastuullisempana osana tiimityötä. Esimerkiksi, kun itse sain palautetta taloustiimin toiminnasta palautepajassa olisin ollut hyvin paljon kiitollisempi jos tämä palaute/toiveet olisivat tulleet jo aikoja sitten. 

Olen alkanut kiinnittää enemmän huomiota siihen, miten muotoilen palautetta. Pyrin perustamaan palautteeni konkreettisiin havaintoihin enkä tulkintoihin, ja käyttämään minä-muotoa sen sijaan, että puhuisin yleistäen tai syyttävästi. Lisäksi olen opetellut tarkistamaan, onko palautteen antamiselle oikea hetki ja onko vastaanottaja valmis kuulemaan sen.

Huomaan myös, että palautteen antaminen tuntuu nykyään hieman luontevammalta kuin aiemmin. Vaikka se ei vieläkään ole täysin vaivatonta, epämukavuuden sietäminen on helpottunut. Olen alkanut luottaa siihen, että palautteen tarkoitus ei ole aiheuttaa vastakkainasettelua, vaan tukea yhteistä oppimista ja tiimin kehittymistä.

Samalla olen ymmärtänyt, että myös palautteen antajana olen jatkuvasti oppijan roolissa. Kaikki palaute ei osu maaliin, eikä sen tarvitsekaan. Tärkeämpää on halu käydä dialogia ja korjata suuntaa tarvittaessa. Tämä ajattelutavan muutos on ollut minulle merkittävä askel kohti avoimempaa ja rehellisempää vuorovaikutusta.

 

Palautekulttuuri Valajassa

Palautekulttuuri tiimissämme on monella tapaa avoin ja suorasukainen, mutta samalla myös haastava. Meillä on paljon vahvoja persoonia, jotka ilmaisevat mielipiteensä nopeasti ja kärkkäästi. Tämä tuo keskusteluihin energiaa ja rehellisyyttä, mutta olen alkanut pohtia, millaisia vaikutuksia tällaisella kulttuurilla on niihin tiimin jäseniin, jotka eivät luonnostaan ole yhtä äänekkäitä tai suorasanaisia. Olen huomannut, että suora ja nopea keskustelutapa saattaa luoda ilmapiirin, jossa kaikki eivät koe oloaan turvalliseksi tuoda ajatuksiaan esiin. Hiljaisemmat tiimiläiset voivat jäädä taka-alalle, ei siksi etteivät heillä olisi mielipiteitä tai ideoita, vaan siksi että keskustelutilanne etenee heidän näkökulmastaan liian nopeasti tai hyökkäävästi.  Samaan aikaan ne, jotka ovat aktiivisia ja äänessä paljon, saattavat aidosti ihmetellä, miksi kaikki eivät osallistu keskusteluun tasapuolisesti. Usein esitetään toiveita tai jopa vaatimuksia siitä, että hiljaisemmat ottaisivat enemmän tilaa ja toisivat ajatuksiaan rohkeammin esiin. Tämä voi kuitenkin tuntua ristiriitaiselta, jos keskustelukulttuuri itsessään ei tue turvallista osallistumista. 

Olen alkanut pohtia palautekulttuuria yhä enemmän myös psykologisen turvallisuuden näkökulmasta. Jos tiimissä ei ole kokemusta siitä, että virheitä ja erehdyksiä voidaan käsitellä avoimesti ja kunnioittavasti, on luonnollista, että osa tiimin jäsenistä vetäytyy keskusteluista. Tällöin hiljaisuus ei ole merkki välinpitämättömyydestä, vaan keino suojautua.

Tätä tukee myös Oulasmaan ja Pesosen (2022) Suoraa palautetta: viisaan keskustelun käsikirja :n ajatus siitä, että tiimin jäsenten, erityisesti johtavassa roolissa olevien tulee osoittaa, että virheet ja erehdykset ovat sallittuja. Kun ne otetaan keskustelun kohteeksi kunnioittavasti, arvostavasti ja parempaan pyrkien, lisääntyy tiimin keskinäinen psykologinen turvallisuus. Tällöin jokaiselle syntyy tunne siitä, että virheen sattuessa häntä ei jätetä yksin, vaan tilannetta käsitellään yhdessä oppimisen näkökulmasta. (Oulasmaa & Pesonen 2022, 3/12, 1:47)

Koen, että tiimimme palautekulttuurissa on paljon potentiaalia kehittyä turvallisemmaksi ja osallistavammaksi. Uskon, että kun opimme tunnistamaan erilaisten ihmisten tarpeet vuorovaikutuksessa, voimme rakentaa ilmapiirin, jossa sekä suorat että rauhallisemmat äänet tulevat kuulluiksi. Tämä ei vaadi mielipiteiden pehmentämistä tai rehellisyydestä luopumista, vaan enemmän tietoisuutta tavasta, jolla palaute annetaan ja vastaanotetaan. Kenties meidän pitäisi pitää joku päivä ihan paja aiheesta. Eli palautepajan sijaan meillä voisi olla seuraavaksi kuinka antaa palautetta -paja.

Yhteenveto ja tulevaisuuden kehityssuunnat

Tämän reflektoivan tekstin kirjoittaminen on auttanut minua jäsentämään omaa suhdettani palautteeseen aiempaa selkeämmin. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen ei ole minulle enää vain yksittäisiä tilanteita, vaan kokonaisvaltainen taito, joka kietoutuu vahvasti itsetuntemukseen, vuorovaikutukseen ja psykologiseen turvallisuuteen. Olen tunnistanut itsessäni toimintamalleja, jotka vaikeuttavat palautteen vastaanottamista, erityisesti taipumuksen puolustautua ja keskittyä negatiivisiin huomioihin. Samalla olen kuitenkin huomannut ottaneeni ensimmäisiä askeleita kohti tietoisempaa ja rauhallisempaa tapaa kohdata palaute. Merkittävin oivallus on ollut kenties se, että palautetta ei kannata henkilökohtaisesti ja kohdistettuna minuun henkilönä, vaan ottaa siitä talteen vain konkreettiset kehityskohdat ja kuinka voin parantaa toimintaani. 

Palautteen antamisen osalta olen alkanut nähdä itseni aktiivisempana toimijana tiimissä. Ymmärrän nyt paremmin, että palaute on vastuullinen teko, joka tukee yhteistä oppimista silloin, kun se annetaan ajoissa ja rakentavasti. Jatkossa haluan harjoitella suorempaa kommunikaatiota ilman liiallista pehmentämistä, kuitenkaan toista kunnioitusta unohtamatta. Erityisesti tilanteissa, joissa asia on vielä ajankohtainen ja siihen olisi mahdollista puuttua heti, haluaisin oppia antamaan palautteen siinä hetkessä. 

Tiimitasolla koen, että palautekulttuurimme Valajassa on murrosvaiheessa. Meillä on paljon avoimuutta ja rehellisyyttä, mutta myös tarve kehittää psykologista turvallisuutta, jotta kaikki tiimin jäsenet uskaltaisivat osallistua keskusteluun omalla tavallaan. Tämä vaatii tietoisuutta paitsi siitä, mitä sanomme, myös siitä, miten sanomme. Koen, että jokaisella tiimiläisellä on vastuu vaikuttaa ilmapiiriin, myös minulla. 

Uskon, että palautteen antamisen ja vastaanottamisen oppiminen on jatkuva prosessi, joka ei tule koskaan täysin valmiiksi. Juuri siksi koen sen niin merkitykselliseksi osaksi omaa oppimispolkuani Proakatemialla. Kun opin suhtautumaan palautteeseen välineenä kasvuun, en uhkana, voin kehittyä paitsi yksilönä myös rakentavana ja vastuullisena tiimin jäsenenä.